お役立ちブログ

21.アルバイトのやる気をアップさせる 効果的な教育方法とは

2015-10-01(木) | お役立ちコラム |

アルバイトの成長は、企業にとって大きなプラスとなります。しかし、間違った新人教育を行ってしまうと成長する気配がないどころか、やる気がない状態のまま時間だけが過ぎてしまうといったことも考えられます。

そのため、アルバイトの採用に力を入れている企業は今一度、“新人の教育方法”を確認することが大切です。とくに初日に行う新人教育は、アルバイトの成長にとって非常に重要なカギとなります。

新人教育をはじめる前に……

誰であってもアルバイト初日は緊張してしまうものです。もし、企業側が「新しい仲間を歓迎しています」という体制を採っていなければ、新人アルバイトの緊張や不安は募るばかり。やる気アップにも繋がりません。そのため、効果的な教育方法を考える前に企業全体で「あなたを待っていました」、「ようこそ、我が企業へ」というような体制・雰囲気を整えておくことが大切です。

具体的な取り組みとしては、全社員に新人が入ることを伝える、ユニフォームや制服を事前に用意しておく、などが挙げられます。そうすることで、新人アルバイトの士気も高まり、安心感を抱いた状態で初日をスタートさせることができます。

オリエンテーションを実施する

アルバイトをうまく育てることができない企業に多く見られるのは、“初日から満足な説明をせずに仕事を与える”というもの。新人アルバイトへの配慮として、「なにか分からないことがあったら、いつでも聞いてね」などと言葉をかける企業も多いですが、新人にとっては、分からないことが分からないのです。その状態のまま与えられた仕事に取り組んでしまうと、案の定ミスをしてしまいます。

こうした悪循環を改善するためには、初日の段階でオリエンテーションを行うことが大切です。企業で定めているルールや約束事などを共有することで、アルバイトの不安を軽減させることができます。また、仕事内容を具体的に説明しておくことで、ミスやトラブルの発生を未然に防ぎ、かつやる気アップに繋げることが可能です。

ちなみに、オリエンテーションは、「これから一緒に頑張っていこう」と、企業側の気持ちを伝えるチャンスの場でもあります。新人アルバイトにとっても、企業側にとっても意味のあるオリエンテーション。アルバイトを成長させるための教育方法のひとつとして、ぜひ取り入れてみてください。

新人教育は重要な要素のひとつ

いかがでしたでしょうか。アルバイトの教育は、その人材をいかに成長させるか、いかに企業に貢献させるか、という点で非常に重要になってきます。そのため、初日から気を抜かず正しい教育方法を意識することが大切です。

今回紹介した効果的な教育方法を踏まえたうえで、今一度“新人教育”について考えてみましょう。

20.感謝の念を忘れずに 不採用通知をメールで送る際のポイント

2015-10-01(木) | お役立ちコラム |

人事担当者の仕事の1つに、“不採用通知の通達”があります。応募者に対して不採用通知を通達するのは心苦しかったり、なんとも言えない気持ちになったりするものです。しかし、最低限のマナーと配慮をもって不採用通知のメールを作成すれば、相手に不快感を与えずに済みます。

メール文面の構成を知ろう

不採用通知をメールで作成する際は、採用通知と同様に決まった記載事項に沿って文面を構成する必要があります。記載事項には、応募者の氏名、自分の所属・氏名、あいさつ、応募に関してのお礼と不採用の通知、締めのお礼、署名の6つが挙げられます。これらに沿って、文面を作成していきましょう。

文面作成持のポイント

不採用通知をメールで作成する際には、以下4つのポイントに気をつけることが大切です。

  • 1.宛先と、送り先氏名の確認は念入りに
  • 不採用通知には、数々の個人情報が記載されています。これが応募者ではない、別の人間に届いてしまうと、何らかのトラブルが発生してしまうことが考えられます。宛先のミス1つで、周囲に大きな混乱を招く恐れがあるのです。誤字脱字や表記ミスなどをよく確認した上で送信しましょう。
  • 2.メールのタイトルの入力忘れに注意
  • メールタイトルが入力されていない場合、一見しただけではどういった趣旨のメールなのかわかりません。毎日多くのメールを受け取っている応募者であれば尚更です。応募者に迷惑をかけてしまうことのないよう、何のメールかすぐわかるようにタイトルの入力を忘れずに行いましょう。
  • 3.言葉の選び方や通知の仕方に注意
  • メールでの言葉選びは、応募者がとくに注視する部分です。直接的に“不採用”という言葉を使うのではなく、やや曖昧なニュアンスの言葉に変えて通知をしましょう。なお、このポイントは、不採用通知をメールで作成する際における1番の要点です。
  • 4.全体的に感謝の念が伝わるような文面に
  • 要件を簡潔に伝えようとする気遣いももちろん必要ですが、それが行き過ぎると淡々とした印象を受ける文面になってしまいます。応募者は、きちんとした志望動機をもって面接に臨んだ立場にあります。したがって、メールであってもきちんと感謝の気持ちを伝えることがビジネスマナーです。

例文にそって文面作成を

不採用通知のメールは、例文を参考にしながら作成するようにしましょう。以下に、一例を紹介します。

「拝啓時下ますます御清祥のこととお慶び申し上げます。
この度は弊社求人にご応募頂きまして、誠にありがとうございます。

慎重かつ厳正に検討いたしました結果、誠に残念ながら貴殿の採用は見送らざるをえないという結論に至りました。
ご希望に添えず非常に恐縮ですが、何卒ご理解下さいますようお願いいたします。

ご応募いただきましたこと改めてお礼を申し上げます。
◯◯様の今後一層のご活躍を心よりお祈り申し上げます。敬具」

マナーと配慮を忘れずに作成・通達する

不採用通知メールは、立派なビジネス文書のひとつです。マナーや常識のない文面は、応募者に不快な思いをさせてしまい、会社の評判にも悪影響を与えてしまいます。そうならないためにも、最低限のマナーや常識、配慮を踏まえた上でメールを作成しましょう。

19.これを知っておけば安心 採用通知の書き方と出す時期

2015-10-01(木) | お役立ちコラム |

面接による選考を経て、めでたく採用となった応募者には“採用通知”という書面を出す必要があります。

ここでは、採用通知の基本的な概要、採用通知を出すタイミングや文例などを紹介していきます。大切な書面ですので、不手際がないよう注意しましょう。

そもそも採用通知とは?

採用通知とは、その名の通り、応募者の採用が確定した、または採用が内定したということを知らせるための書面を指します。卒業が確定していない学生の応募者の場合は、“内定通知”と呼ばれる書面を作成します。パソコンやワープロを使用して作成するのが一般的です。

なお、採用通知は、“新卒採用者に出す通知”、“中途採用者に出す通知”、“卒業が確定していない学生に出す通知”の3種類に分けることができます。

採用通知を出すタイミング

採用通知は、応募者の立場を考慮して早めに出すようにしましょう。もし、求人の応募締切日が設定されているのであれば、応募締切後から1週間以内を目安に採用通知を郵送するようにしましょう。

面接や採用試験の結果を知らせる場合は、前もって応募者本人へ「採用の可否は◯日以内にお知らせします」と、一言告知することが大切です。この告知の期限も、1週間を目安として考えましょう。

中途採用者やパート・アルバイト社員に対しては、電話を使って採用を通知することが多く、その際は採用の可否だけでなく、入社日や持ち物、その他注意事項などを告知します。電話で採用の通知をした場合であっても、雇用契約に関する各種書類は別途作成し、応募者に渡す必要があります。

採用通知に記載する内容

採用通知書には、応募者の氏名、頭語と結語、必要な提出書類、差出人名などを記載します。これらの記載内容を踏まえて、次のような文例で採用通知を作成しましょう。

「拝啓時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。先日は、当社の求人にご応募頂きまして、誠にありがとうございました。慎重かつ厳正に検討いたしました結果、◯◯様を採用することが決定いたしましたのでお知らせします。つきましては、同封の書類をよくお読みいただいた上で必要事項をご記入後、期限までにご返送いただきますようお願い申し上げます。なお、入社日については追ってご連絡いたします。敬具」

もちろん、この文例はほんの一部です。採用通知の文例やサンプルは企業によって微妙な差異があるので、基本の必要事項がきちんと記載されていれば問題はありません。不安な人は、インターネットなどに公開されている文例を参考に書面を作成してみるのもひとつの手です。

採用する側であっても気遣いと配慮を

いかがでしたでしょうか。配慮の行き届いていない書面は、相手に不快な思いをさせてしまいます。採用通知の作成・郵送も立派なビジネスマナーの一環と考え、相手への気遣いと配慮を忘れないようにすることが大切です。

18.電話?メール? 面接・書類審査における合否の連絡方法

2015-10-01(木) | お役立ちコラム |

面接や採用試験が終了して採用の合否が決まったら、応募者に対してその結果を通知する必要があります。このとき、「電話とメール、どちらで選考結果を連絡すべきか」と迷う人は意外に多いものです。

そこでこのページでは、面接の合否を連絡する際の方法について紹介していきます。

結果によって連絡方法が変わる?

面接や採用試験の合否連絡の方法は、企業によってまちまちです。よって、連絡方法にきちんとした規定があるわけでありません。一般的に、合格であった場合は電話が適しているとされています。これは、入社後の予定を告知する必要があるためです。そして、不合格であった場合はメールや書面が最適だとされています。

このように、合否の結果以外に何か伝えることがある場合は、メールや書面よりもスムーズに連絡を取ることができる電話で通知を行う企業がほとんどです。とはいえ、場合によっては、合格通知をメールや書面で知らせるケースもあります。たとえば、1次~3次と、面接に段階が設けられている場合などです。

一般的に、1次と2次の合否通知は、メールや書面にて行われます。しかし、最終面接の合否通知に関しては、電話にて行われることが多くあります。このように、合否通知を何回か行う場合、最終的な合否通知を伝えるとき以外は、メールや書面にて通知が行われるのです。

最終的な採用通知は、書面で行われるのが一般的

前述したとおり、面接の合否や採用試験の回数によって、合否の連絡方法は変化します。“採用=電話での通知”、“不採用=メールや書面による通知”というのはあくまでも一般論であり、企業によって細かな通知方法はまちまちだというのが実際のところです。

しかし、最終面接に合格した応募者に対しては、書面による採用通知・合格通知を郵送するのが一般的です。これには、応募者の最終意思を確認するという意図があります。それと同時に、法律的な意図もあります。メールや電話での採用通知・合格通知は法律的な観点から見ると、正式な採用とは言いにくいという一面があります。そういった法律的上の視点も踏まえて、最終的な合格通知は書面によって通知する企業が多くなっています。

自社の採用・選考方法に合った通知方法を

いかがでしたでしょうか。「どちらの連絡方法がより確実か」、「どちらの通知方法のほうがスムーズに伝わるか」などの点を考慮しながら、自社に合った通知方法・連絡方法を選んでいくことが大切です。

17.ポイントは“自社アピールと見極めスキル” 採用スキルを高める面接術とは

2015-10-01(木) | お役立ちコラム |

人事担当にとって、企業に対して有意な人材を確保・採用することは非常に大切なことです。良い人材を確保するためには、面接方法を工夫して“採用ミスマッチ”が出るのを未然に防ぐことが重要です。ここでは、採用ミスマッチを防いで採用スキルを高める面接術について紹介していきます。

応募者側だけでなく、企業側のアピールも重要

求人の面接と聞くと、多くの人は「学生や中途採用者などの応募者側が企業にアピールをする場」だと考えるのではないでしょうか。しかし、面接は応募者側だけでなく企業側がアピールをする場でもあります。面接において魅力的に感じた人材に対し、自社の魅力や強みをアピールすることは非常に大切なことです。

労働条件を適切に伝えることはもちろん、給与、福利厚生、組織としての強みやバックアップ体制、労働状況の魅力など、自社のアピールポイントを洗い出していきましょう。応募者への面接で得た情報を元に、それらの強みをアピールすることで応募者とのマッチングを図ることができます。

面接方法を工夫して人材を見抜く

面接は、人材の採用・不採用を決定するための重要な過程です。面接官は魅力的な人材を確保するため面接の方法を工夫し、人材の個性や能力、適正などを見極める必要があります。

面接方法を工夫すると、人材の本音や価値観、適正などが把握しやすくなります。たとえば、事実に即した質問をし、応募者の人柄や行動パターンを把握するという方法があります。「こういったとき、あなたならどうする?」といったような具体的な質問をし、応募者の普段の考え方を聞き出していきましょう。

また、より客観的な評価を下すため、面接官を2人以上にして面接を行うという方法もあります。これにより、先入観や第一印象などによる採用ミスマッチ、評価ミスによる不採用を防ぐことができます。

質疑応答の時間も大切です。企業と応募者との間に認識の食い違いがあると、せっかく確保した人材も入社後に十分な実力を発揮できなくなります。これがあまりにも大きかった場合、応募者が企業に失望してしまうことも十分に考えられます。誤解や食い違いは、面接の段階で徹底的に明らかにして認識のすり合わせをしていき、その上で採用・不採用を判定していきましょう。

企業側と応募者側どちらも納得できるような面接に

応募者を採用するか不採用にするかは、人事担当者や面接官にかかっています。だからこそ、人材を見極めるスキルや採用スキルを磨いておく必要があります。会社に合わない人材を採用してしまった、または会社に必要な人材を不採用にしてしまったなどの採用・評価ミスが起こらないように、両者が納得いくような面接にしていきましょう。