18.電話?メール? 面接・書類審査における合否の連絡方法

2015年10月1日 お役立ちコラム

面接や採用試験が終了して採用の合否が決まったら、応募者に対してその結果を通知する必要があります。このとき、「電話とメール、どちらで選考結果を連絡すべきか」と迷う人は意外に多いものです。

そこでこのページでは、面接の合否を連絡する際の方法について紹介していきます。

結果によって連絡方法が変わる?

面接や採用試験の合否連絡の方法は、企業によってまちまちです。よって、連絡方法にきちんとした規定があるわけでありません。一般的に、合格であった場合は電話が適しているとされています。これは、入社後の予定を告知する必要があるためです。そして、不合格であった場合はメールや書面が最適だとされています。

このように、合否の結果以外に何か伝えることがある場合は、メールや書面よりもスムーズに連絡を取ることができる電話で通知を行う企業がほとんどです。とはいえ、場合によっては、合格通知をメールや書面で知らせるケースもあります。たとえば、1次~3次と、面接に段階が設けられている場合などです。

一般的に、1次と2次の合否通知は、メールや書面にて行われます。しかし、最終面接の合否通知に関しては、電話にて行われることが多くあります。このように、合否通知を何回か行う場合、最終的な合否通知を伝えるとき以外は、メールや書面にて通知が行われるのです。

最終的な採用通知は、書面で行われるのが一般的

前述したとおり、面接の合否や採用試験の回数によって、合否の連絡方法は変化します。“採用=電話での通知”、“不採用=メールや書面による通知”というのはあくまでも一般論であり、企業によって細かな通知方法はまちまちだというのが実際のところです。

しかし、最終面接に合格した応募者に対しては、書面による採用通知・合格通知を郵送するのが一般的です。これには、応募者の最終意思を確認するという意図があります。それと同時に、法律的な意図もあります。メールや電話での採用通知・合格通知は法律的な観点から見ると、正式な採用とは言いにくいという一面があります。そういった法律的上の視点も踏まえて、最終的な合格通知は書面によって通知する企業が多くなっています。

自社の採用・選考方法に合った通知方法を

いかがでしたでしょうか。「どちらの連絡方法がより確実か」、「どちらの通知方法のほうがスムーズに伝わるか」などの点を考慮しながら、自社に合った通知方法・連絡方法を選んでいくことが大切です。