19.これを知っておけば安心 採用通知の書き方と出す時期

2015年10月1日 お役立ちコラム

面接による選考を経て、めでたく採用となった応募者には“採用通知”という書面を出す必要があります。

ここでは、採用通知の基本的な概要、採用通知を出すタイミングや文例などを紹介していきます。大切な書面ですので、不手際がないよう注意しましょう。

そもそも採用通知とは?

採用通知とは、その名の通り、応募者の採用が確定した、または採用が内定したということを知らせるための書面を指します。卒業が確定していない学生の応募者の場合は、“内定通知”と呼ばれる書面を作成します。パソコンやワープロを使用して作成するのが一般的です。

なお、採用通知は、“新卒採用者に出す通知”、“中途採用者に出す通知”、“卒業が確定していない学生に出す通知”の3種類に分けることができます。

採用通知を出すタイミング

採用通知は、応募者の立場を考慮して早めに出すようにしましょう。もし、求人の応募締切日が設定されているのであれば、応募締切後から1週間以内を目安に採用通知を郵送するようにしましょう。

面接や採用試験の結果を知らせる場合は、前もって応募者本人へ「採用の可否は◯日以内にお知らせします」と、一言告知することが大切です。この告知の期限も、1週間を目安として考えましょう。

中途採用者やパート・アルバイト社員に対しては、電話を使って採用を通知することが多く、その際は採用の可否だけでなく、入社日や持ち物、その他注意事項などを告知します。電話で採用の通知をした場合であっても、雇用契約に関する各種書類は別途作成し、応募者に渡す必要があります。

採用通知に記載する内容

採用通知書には、応募者の氏名、頭語と結語、必要な提出書類、差出人名などを記載します。これらの記載内容を踏まえて、次のような文例で採用通知を作成しましょう。

「拝啓時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。先日は、当社の求人にご応募頂きまして、誠にありがとうございました。慎重かつ厳正に検討いたしました結果、◯◯様を採用することが決定いたしましたのでお知らせします。つきましては、同封の書類をよくお読みいただいた上で必要事項をご記入後、期限までにご返送いただきますようお願い申し上げます。なお、入社日については追ってご連絡いたします。敬具」

もちろん、この文例はほんの一部です。採用通知の文例やサンプルは企業によって微妙な差異があるので、基本の必要事項がきちんと記載されていれば問題はありません。不安な人は、インターネットなどに公開されている文例を参考に書面を作成してみるのもひとつの手です。

採用する側であっても気遣いと配慮を

いかがでしたでしょうか。配慮の行き届いていない書面は、相手に不快な思いをさせてしまいます。採用通知の作成・郵送も立派なビジネスマナーの一環と考え、相手への気遣いと配慮を忘れないようにすることが大切です。