20.感謝の念を忘れずに 不採用通知をメールで送る際のポイント

2015年10月1日 お役立ちコラム

人事担当者の仕事の1つに、“不採用通知の通達”があります。応募者に対して不採用通知を通達するのは心苦しかったり、なんとも言えない気持ちになったりするものです。しかし、最低限のマナーと配慮をもって不採用通知のメールを作成すれば、相手に不快感を与えずに済みます。

メール文面の構成を知ろう

不採用通知をメールで作成する際は、採用通知と同様に決まった記載事項に沿って文面を構成する必要があります。記載事項には、応募者の氏名、自分の所属・氏名、あいさつ、応募に関してのお礼と不採用の通知、締めのお礼、署名の6つが挙げられます。これらに沿って、文面を作成していきましょう。

文面作成持のポイント

不採用通知をメールで作成する際には、以下4つのポイントに気をつけることが大切です。

  • 1.宛先と、送り先氏名の確認は念入りに
  • 不採用通知には、数々の個人情報が記載されています。これが応募者ではない、別の人間に届いてしまうと、何らかのトラブルが発生してしまうことが考えられます。宛先のミス1つで、周囲に大きな混乱を招く恐れがあるのです。誤字脱字や表記ミスなどをよく確認した上で送信しましょう。
  • 2.メールのタイトルの入力忘れに注意
  • メールタイトルが入力されていない場合、一見しただけではどういった趣旨のメールなのかわかりません。毎日多くのメールを受け取っている応募者であれば尚更です。応募者に迷惑をかけてしまうことのないよう、何のメールかすぐわかるようにタイトルの入力を忘れずに行いましょう。
  • 3.言葉の選び方や通知の仕方に注意
  • メールでの言葉選びは、応募者がとくに注視する部分です。直接的に“不採用”という言葉を使うのではなく、やや曖昧なニュアンスの言葉に変えて通知をしましょう。なお、このポイントは、不採用通知をメールで作成する際における1番の要点です。
  • 4.全体的に感謝の念が伝わるような文面に
  • 要件を簡潔に伝えようとする気遣いももちろん必要ですが、それが行き過ぎると淡々とした印象を受ける文面になってしまいます。応募者は、きちんとした志望動機をもって面接に臨んだ立場にあります。したがって、メールであってもきちんと感謝の気持ちを伝えることがビジネスマナーです。

例文にそって文面作成を

不採用通知のメールは、例文を参考にしながら作成するようにしましょう。以下に、一例を紹介します。

「拝啓時下ますます御清祥のこととお慶び申し上げます。
この度は弊社求人にご応募頂きまして、誠にありがとうございます。

慎重かつ厳正に検討いたしました結果、誠に残念ながら貴殿の採用は見送らざるをえないという結論に至りました。
ご希望に添えず非常に恐縮ですが、何卒ご理解下さいますようお願いいたします。

ご応募いただきましたこと改めてお礼を申し上げます。
◯◯様の今後一層のご活躍を心よりお祈り申し上げます。敬具」

マナーと配慮を忘れずに作成・通達する

不採用通知メールは、立派なビジネス文書のひとつです。マナーや常識のない文面は、応募者に不快な思いをさせてしまい、会社の評判にも悪影響を与えてしまいます。そうならないためにも、最低限のマナーや常識、配慮を踏まえた上でメールを作成しましょう。